Udostępnianie Dokumentacji Medycznej

ZASADY UDOSTĘPNIANIA DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ

Szanowni Państwo,
1. SPSZOZ „Zdroje” przechowuje i udostępniania dokumentację medyczną na podstawie ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta /UoPPiRPP/, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, w sposób zapewniający zabezpieczenie przed jej zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych.

2. SPSZOZ „Zdroje” udostępnia dokumentację medyczną:
1) pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu;
2) osobie upoważnionej przez pacjenta;
3) upoważnionym organom;
4) po śmierci pacjenta dokumentacja medyczna jest udostępniana:
    a) osobie upoważnionej przez pacjenta za życia,
    b) osobie, która w chwili zgonu pacjenta była jego przedstawicielem ustawowym,
   c) także osobie bliskiej, chyba, że udostępnieniu sprzeciwi się inna osoba bliska lub sprzeciwił się temu pacjent za życia, z zastrzeżeniem ust. 2a i2b UoPPiRPP.
5) Dokumentacja medyczna może być udostępniana także innym podmiotom określonym szczegółowo w art. 26 ust. 3 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
6) Dokumentacja medyczna może być udostępniona także szkole wyższej lub instytutowi badawczemu do wykorzystania w celach naukowych, bez ujawniania nazwiska i innych danych umożliwiających identyfikację osoby, której dokumentacja dotyczy.

3. Dokumentacja medyczna udostępniana jest „bez zbędnej zwłoki” – należy rozumieć to jako przeprowadzenie określonej czynności bez niedających się uzasadnić opóźnień (a zatem udostępnienie odbędzie się w jak najkrótszym czasie uwzględniając czas do wykonania niezbędnych czynności do przygotowania dokumentacji). Wnioskujący każdorazowo poinformowany zostanie o przybliżonym terminie realizacji wniosku.

4. SPSZOZ „Zdroje” udostępnienia dokumentację medyczną:
1) do wglądu:
a) w siedzibie z zapewnieniem pacjentowi lub innym uprawnionym organom lub podmiotom możliwości sporządzenia notatek lub zdjęć, w obecności lekarza prowadzącego albo lekarza odpowiedniej specjalności lub innego upoważnionego pracownika SPSZOZ „Zdroje”,
b) w warunkach gwarantujących pacjentowi pełną dyskrecję i ochronę przed dostępem do dokumentacji osób nieupoważnionych;
c) osoba przeglądająca dokumentację medyczną nie ma możliwości wyniesienia jej poza przeznaczone do tego celu pomieszczenie;
2) poprzez sporządzenie jej wyciągów, odpisów, kopii;
3) przez wydanie oryginału za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, na żądanie organów władzy publicznej albo sądów powszechnych, a także w przypadku gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta;
4) przez sporządzenie kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych;
5) zdjęcia rentgenowskie wykonane na kliszy, przechowywane przez podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, są udostępniane za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu.

5. W celu uzyskania wglądu, wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku dokumentacji medycznej pacjent, jego przedstawiciel ustawowy lub osoba upoważniona przez niego składa żądanie udostępnienia dokumentacji medycznej w dowolnej formie tzn.:
1) może skierować pisemny wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej, lub
2) udać się do Inspektora ds. udostępniania dokumentacji (Archiwum Zakładowe, pawilon 5, parter - pokój nr 40), a w jednostkach podległych do miejsc składania wniosków i ustnie zażądać udostępnienia dokumentacji.

6. W przypadku wniosku składanego na piśmie można wykorzystać formularz pomocniczy wniosku dostępny:
1) u Inspektora ds. udostępniania dokumentacji (lub osoby zastępującej);
2) w sekretariatach medycznych komórek organizacyjnych;
3) w rejestracjach;
4) ze strony internetowej poniżej, lub
5) dostarczyć wniosek w innej formie, zawierający wszystkie niezbędne informacje umożliwiające udostępnienie dokumentacji medycznej,
6) wniosek można złożyć również telefonicznie po numerem 91 880 63 33 lub przesłać elektronicznie na adres: dokumentacja@szpital-zdroje.pl

7. W przypadku odbioru dokumentacji przez osobę upoważnioną, która nie jest wskazana w dokumentacji, należy złożyć dodatkowo upoważnienie (wykorzystać formularz pomocniczy) lub dostarczyć dokument w dowolnej formie. Upoważnienie powinno zawierać co najmniej następujące elementy:
1) jednoznaczną identyfikację pacjenta: nazwisko i imię (imiona), adres miejsca zamieszkania, numer PESEL, jeżeli został nadany, w przypadku noworodka – numer PESEL matki, a w przypadku osób, które nie mają nadanego numeru PESEL – rodzaj i nr dokumentu potwierdzającego tożsamość,
2) w przypadku gdy Pacjentem jest osoba małoletnia, całkowicie ubezwłasnowolniona lub niezdolna do świadomego wyrażenia zgody, dodatkowo należy wskazać dane przedstawiciela ustawowego: nazwisko i imię (imiona), adres miejsca zamieszkania, numer PESEL,
3) jednoznaczną identyfikację osoby, której udzielane jest upoważnienie, poprzez wskazanie co najmniej imienia i nazwiska.

8. Żądania udostępnienia dokumentacji medycznej można składać od poniedziałku do piątku, w dni robocze, w godz. 9:00 – 14:00 w:
a) Szpitalu przy ul. Mącznej 4 - w pawilonie nr 5, pokój nr 40,
b) Poradni przy ul. św. Wojciecha 7 – w rejestracji,
c) przesłać za pośrednictwem poczty na adres: ul. Mączna 4, 70-780 Szczecin,
d) złożyć telefonicznie pod numerem 91 880 63 33 lub przesłać elektronicznie na adres: dokumentacja@szpital-zdroje.pl

9. Odbiór dokumentacji medycznej jest możliwy w godz. 9:00 – 14:00 od poniedziałku do piątku, w dni robocze w miejscu złożenia wniosku.

10. Dokumentacja medyczna może też być przesłana pocztą (przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru) na wskazany adres. Osoba udostępniająca dokumentację, informuje wnioskodawcę o wysokości opłaty za kserokopie dokumentacji, którą należy dokonać przelewem na podany numer konta.

11. Dokumentacja wysyłana pocztą jest zapakowana w dwie koperty. Koperta wewnętrzna jest opatrzona napisem „do rąk własnych”. W kopercie zewnętrznej znajduje się paragon lub faktura za wykonanie usługi.

12. SPSZOZ „Zdroje” może przekazać kopię dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej poprzez przesłanie danych na adres e-mail wskazany przez Pacjenta w dokumentacji medycznej lub wniosku. W przypadku niewskazania adresu e-mail Szpital zwraca się do Pacjenta o wskazanie adresu e-mail informując jednocześnie Pacjenta o najczęstszych zagrożeniach związanych z transmisją elektroniczną. Ze względów bezpieczeństwa Szpital przesyła pliki zaszyfrowane. Do otwarcia dokumentu jest niezbędne hasło uwierzytelniające.

13. Opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej:
1) za udostępnienie dokumentacji medycznej SPSZOZ „Zdroje” pobiera opłaty zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,
2) wysokość pobieranych opłat wynika z art. 28 ust. 4 pkt 2 Ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta,
3) Opłaty nie pobiera się w przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej:
a) pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu po raz pierwszy w żądanym zakresie poprzez sporządzenie jej kopii, odpisów, wyciągów oraz na informatycznym nośniku danych,
b) w związku z postępowaniem przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych,
c) w przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej Agencji Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji oraz Agencji Badań Medycznych,
d) pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu w zakresie wykonania kopii dokumentacji medycznej dotyczącej diagnostyki onkologicznej i leczenia onkologicznego,
e) w pozostałych przypadkach określonych w przepisach szczególnych.

Pliki

1

WNIOSEK O WGLĄD DO DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ.pdf

2

WNIOSEK O WYDANIE DUPLIKATU KSIĄŻECZKI ZDROWIA DZIECKA.pdf

3

WNIOSEK O WYDANIE DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ.pdf

4

WZÓR UPOWAŻNIENIA.pdf

5

Prawo pacjenta do otrzymania kopii danych osobowych zawartych w dokumentacji medycznej (na podstawie art. 15 ust. 3 RODO*)

6

INFORMACJA DLA OSOBY WNIOSKUJĄCEJ O UDOSTĘPNIENIE DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ.docx

Objaśnienia:
1. Kserokopia – należy przez to rozumieć dokument wytworzony przez odwzorowanie oryginału dokumentacji medycznej, w formie kserokopii dokumentacji poświadczonej za zgodność z oryginałem;
2. Wyciąg – należy przez to rozumieć skrótowy dokument zawierający wybrane informacje lub dane z całości dokumentacji medycznej;
3. Odpis – należy przez to rozumieć dokument wytworzony przez przepisanie tekstu z oryginału dokumentacji medycznej z wiernym zachowaniem zgodności co do treści z oryginałem;
4. Kopia – należy przez to rozumieć dokument wytworzony przez odwzorowanie oryginału dokumentacji medycznej, w formie odwzorowania cyfrowego (skanu).
5. Dokumentacja medyczna – należy przez to rozumieć określone w ustawie oraz przepisach odrębnych dane i informacje medyczne odnoszące się do stanu zdrowia pacjenta lub udzielonych mu świadczeń zdrowotnych; Dokumentacja medyczna – dokumentacja medyczna, o której mowa w przepisach ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz wydanych na jej podstawie aktach wykonawczych;
6. Opiekun faktyczny – należy przez to rozumieć osobę sprawującą, bez obowiązku ustawowego, stałą opiekę nad pacjentem, który ze względu na wiek, stan zdrowia albo stan psychiczny opieki takiej wymaga;
7. Osoba bliska – należy przez to rozumieć małżonka, krewnego lub powinowatego do drugiego stopnia w linii prostej, przedstawiciela ustawowego, osobę pozostającą we wspólnym pożyciu lub osobę wskazaną przez pacjenta.